למה כל ארגון חייב לבנות נהלי עבודה?
לפני שנענה על השאלה הזו בואו נבין מהם נהלי עבודה.
אז נהלי עבודה הם פרוטוקול רשום המתייחס בעיקר לשני דברים עיקריים:
סדר יום תפעולי – מהן אותן הפעולות שאנחנו אמורים לעשות בשביל לבצע משימות בצורה הנכונה ביותר.
ניהול זמן – כמה זמן לוקחות אותן הפעולות שלנו.
האם נהלי עבודה יעזרו לנו לייעל את יום העבודה בצורה הטובה ביותר?
אז נהלי עבודה כתובים וברורים לפי זמנים מדויקים כמובן יעזרו לנו לעבוד בצורה יעילה יותר ולהפיק את המירב מיום העבודה שלנו אבל לא רק בשביל זה נועדו אותם נהלים.
נהלי עבודה מסודרים עוזרים לנו גם בעיקר בעת עזיבה של עובדים ותיקים שצברו המון ידע על אופן תפעול העבודה שלהם.
זו אחת הבעיות הנפוצות בתפעול עסק.
עובדים ותיקים עוזבים את הארגון ו״לוקחים״ איתם ידע שימושי ביותר שמייצר אתגרים רבים בעת חניכת עובד חדש.
ישנם מקרים בהם מנהלים רבים לא הכי מרוצים מתפקוד של עובד כלשהו, אך לא מוכנים לפטר אותו בגלל הניסיון הרב והמידע שנמצא אצלו בראש.
חשש זה גורם לכך שהארגון לא מתקדם באמת, אלא משלים עם המצב הקיים והתפקוד של אותו עובד ותיק.
מהן הבעיות העיקריות של ארגון ללא נהלי עבודה ברורים וכתובים?
- קיים קושי בהערכת לוחות זמנים של ביצוע משימות.
- חוסר תיאום ציפיות לאיך העבודה אמורה להתבצע.
- עובדים ותיקים שומרים מידע שימושי מאוד על אופן ביצוע משימות ולאחר עזיבה/פיטורין ״לוקחים״ את המידע איתם.
- קושי רב בקליטת עובדים חדשים לארגון.
בעצם, בניית נהלי עבודה באים לפתור לנו בעיות תפעול רבות.
זהו הבסיס העיקרי לבניית אופרציה מסודרת ומאורגנת שבה תהליכים מתבצעים.
כמה זמן לוקחת יצירת של נהלי עבודה?
זה מאוד תלוי במבנה הארגוני שלכם, בכמות המשימות ובגודל החברה.
התהליך יכול לקחת שבועות בודדים או חודשים רבים.
אז איך אנחנו יוצרים נהלי עבודה בצורה נכונה?
הדבר הראשון שאנחנו עושים הוא להגיע אליכם לארגון ולדבר עם העובדים.
להבין כל כלל המשימות שהם עושים ולאחר מכן להתחיל לאגד את הנתונים.
נתחיל לרשום את כלל התהליך היומיומי של העובד. סדר פעולות שהוא צריך לעשות על מנת לבצע את המשימות בצורה הטובה ביותר ולא לשכוח שום פרט.
תיעוד של הדברים (עדיף במערכת מסודרת שבה שותפים כל הנוגעים במשימה).
ניצור שיקוף מלא אל מול העובדים והמנהלים שיוכלו לקבל מידע על סטטוס הביצוע של המשימות.
הניהול התפעולי יכול לכלול עבודה מול מחלקות שונות בארגון או אפילו ספקים חיצוניים שאיתם עובדים.
לאחר מכן, ניצור נהלי זמנים בהם נעריך את זמן העבודה הנדרש לביצוע המשימות.
ברגע שנבין כמה זמן לוקחת כל משימה, נוכל לקבל החלטות נכונות יותר כמו:
- כמה עובדים נדרשים לביצוע המשימה?
- האם היעד שהצבנו הוא בכלל ריאלי לשם ביצוע המשימה?
בעבודה מול ארגונים רבים שבנינו להם נהלי עבודה ברורים, ראינו כמה החלטות בעלי החברה עשו.
הגדילו / הקטינו את כמות העובדים.
עובדים חדשים נקלטו בזמן מהר יותר לעבודה.
צמצמו את יעד ביצוע המשימות.
תעדפו משימות בצורה טובה יותר.
אם עדיין אין לכם נהלי עבודה כתובים, זה בדיוק הזמן לעשות זאת.
שלחו לנו הודעה ונעזור לכם לייעל את אופן העבודה בצורה משמעותית.